Respuesta automática para todos los mensajes en GMail – G Suite

El mensaje de ausencia (respuesta automática) por defecto de GMail dispone de las siguientes características:

• La respuesta automática se activa a las 00:00 de la fecha de inicio y se desactiva a las 23:59 de la fecha de finalización, a menos que la inhabilites antes.
• Por lo general, la respuesta automática solo se envía a cada persona la primera vez que te escribe.

A continuación se indican las situaciones en las que una persona puede recibir varias respuestas automáticas tuyas:

• Si una misma persona vuelve a escribirte al cabo de cuatro días y tu respuesta automática sigue habilitada, volverá a recibirla.

• La respuesta automática se reactiva cada vez que la modificas. Si alguien recibe tu respuesta automática y más adelante tú la cambias, esa persona recibirá la nueva respuesta cuando te escriba otra vez.

• Si usas Gmail en una empresa, un centro académico u otra organización, puedes configurar tu respuesta automática para que se envíe a todo el mundo o solo a los miembros de esa organización.

Nota: No se enviará una respuesta automática a los mensajes que se marquen como spam ni a los dirigidos a las listas de distribución a las que te hayas suscrito.

Si las anteriores características no se ajustan a las necesidades de la organización, por ejemplo enviar una respuesta automática para cada correo recibido, es necesario utilizar otra funcionalidad en GMail: Filtros.

A continuación se muestra una configuración alternativa a través del uso de un filtro, para responder a todos los mensajes que se reciban.

Activar el uso de Plantillas. Si el usuario nunca ha hecho uso de plantilla de correo, debe activar el uso de plantillas desde configuración: https://mail.google.com/mail/u/0/?zx=p5v5x2erkpt7#settings/advanced

• Crear un mensaje tipo Plantilla, insertando el asunto y cuerpo de texto de la respuesta automática. Una vez guardado el mensaje tipo plantilla, se podrá utilizar en posteriores ocasiones. Para crear una plantilla:

  1. 1. Crear un mensaje nuevo en GMail.

     2. Insertar el texto de respuesta automática, rellenando el campo asunto y cuerpo del mensaje.

     3. Pulsar en el menú del mensaje, seleccionar la opción de plantilla (template) y pulsar en guardar plantilla.

Crear un filtrado de mensajes. Para configurar un filtro de respuesta automática para todos los mensajes entrantes, es necesario entrar en configuración de GMail y pulsar la pestaña de Filtros y direcciones bloqueadas: https://mail.google.com/mail/u/0/?zx=p5v5x2erkpt7#settings/filters

1. Pulsar en crear nuevo filtro.

2. Insertar en el campo No contenga un texto del tipo: nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn

3. Pulsar establecer filtro

• En la siguiente pantalla, especificar la acción: enviar plantilla, y seleccionar la plantilla que hemos creado para anunciar la ausencia por vacaciones.

• Desde este momento, para todo mensaje recibido, se enviará el mensaje de respuesta automática especificado al remitente.

Quitar el filtrado de respuesta automática. Para quitar el filtrado que realiza la respuesta automática, es necesario entrar en configuración de GMail y pulsar la pestaña de Filtros y direcciones bloqueadas: https://mail.google.com/mail/u/0/?zx=p5v5x2erkpt7#settings/filters

• Ubicamos el filtro configurado y en la parte derecha, pulsar en Eliminar.

• Desde este momento se deshabilita el mensaje de respuesta automática especificado al remitente.